En kris är oftast oväntad och kommer alltid olägligt. Men den kan också förvärras av dåligt hanterad och oförberedd kommunikation. För det är så att det inte alltid är krisen i sig som gör störst skada, utan hur den hanteras. Genom att ha tänkt efter före, vara aktiv, ta initiativet och sätta sin egen berättelse kan krisen minimeras eller kanske helt utebli. Här kommer Hybrids bästa kristips.

1. Vänd på alla stenar

Förberedelse är A och O. Finns det delar av företaget eller organisationen som kan komma att granskas av medier eller få kritik från annat håll? Är vi medvetna om våra svagheter eller är det kanske frågor vi inte känner till idag? Här är det viktigt att vända på alla stenar och inventera både internt och externt. Lista tänkbara scenarier som kan uppstå hos kunder, medlemmar eller underleverantörer.

2. Utse krisledning och kriskommunikationschef

En person är ansvarig för att sammankalla krisledningen. Krisledningen är noga utvald och representerar olika delar av organisationen och säkerställer att kommunikation ingår i denna grupp. En idé kan vara att ha en inre krisgrupp som är kärnan i arbetet och snabbt sammankallas. Den kan stöttas av en yttre krisgrupp i form av delar av ledning eller styrelse.

3. Sätt er kriskommunikationsplan

Ta fram en konkret krisplan med en tillhörande kriskommunikationsplan som är ”hands-on” och lätt att följa när det krisar. En viktig del är en checklista som är tryggt att hela tiden återkomma till när det blåser och går fort. Kriskommunikationsplanen ska vara godkänd av styrelse/ledning och förankrad av nyckelpersoner internt. Säkerställ att kris- och kriskommunikationsplanen finns tillgängliga fysiskt och digitalt samt att den uppdateras löpande (minst 2 ggr/år).

4. Följ checklistan

Checklistan är klar och ni börjar jobba utifrån den direkt, här bestämmer ni strategi, målgrupp, budskap, talesperson, vad som ska gå ut och i vilka kanaler ni ska använda i den aktuella krisen. Här är det viktigt att göra löpande lägesbilder och hämta information från olika källor. Krisen utvecklas och ändras hela tiden – på samma sätt måste budskap och kanaler justeras utifrån aktuell lägesbild.

5. Glöm inte medarbetarna

När mediadrevet går är det lätt att samtalen från journalister är första prioritet. Men glöm inte att informera medarbetare. Var transparenta med de frågor och svar ni ger till media och förklara er mediastrategi internt. Detta skapar förståelse och förtroende och ger förhoppningsvis en mer nyanserad bild av situationen än vad medarbetarna kanske kan läsa om i media.

6. Övning ger färdighet

Det går aldrig att vara 100 procent förberedd på alla typer av kriser. Men genom att regelbundet öva olika krisscenarios skapas en organisation som är trygg och vågar luta sig mot krisplanen och checklistor – när den oväntade krisen uppstår. Hybrid kan ta fram ett realistiskt case kring en kris och hur den utvecklas. Krisledningen, talespersoner, krisplan och checklistor sätts på prov genom en dags praktisk träning med nyheter som dyker upp i media, sociala medier och journalister som parkerat utanför kontoret. Glöm inte att det även är bra att öva tillsammans med eventuella underleverantörer och andra parter inom samma sektor.

7. Dokumentera allt

Under hela krisen är en person ansvarig för att föra loggbok. Här visas vilka beslut som fattas och vilka åtgärder som vidtagits. Det är en viktig del för att förhindra otydlighet när det går fort samt underlättar senare uppföljning. Lyft blicken regelbundet och utvärdera om det vi gör fungerar och om det är något som ska kompletteras. Säkerställ möjlighet för ostört arbete för krisgruppen och våga ta pauser. Basala saker som mat och sömn är avgörande.Glöm inte att kort efter krisen göra en större utvärdering kring vad som funkade bra och vad som funkade mindre bra.

Vill du ha hjälp att se över er kriskommunikationsplan, genomföra budskapsträning, ta fram en skräddarsydd kriskommunikationsutbildning eller sätta upp en krisövning?

Hör av dig så tar vi ett kort första samtal och föreslår ett upplägg som passar er situation.

Skribenter Anna Cedergren och Annica Strahner